Grazie alla funzionalità Gestione fondo cassa e prelievi è possibile avere pieno controllo dei flussi monetari, in ingresso e in uscita, all'interno della nostra attività grazie anche ad una reportistica dettagliata e in tempo reale delle operazioni fatte in cassa.
In questa guida troverai:
Attivazione del fondo cassa
Per poter usufruire di questa funzionalità è necessario prima di tutto attivarla (di default è disattivata) dal portale cloud andando nella sezione Impostazioni Account --> Generali --> Gestione Fondo Cassa e Prelievi :
Nel caso il proprio account dovesse gestire più di un punto vendita l'opzione sopra dovrà essere attivata separatamente per ognuno di essi, sempre dalla medesima sezione. Abilitando la gestione del Fondo Cassa si forza ogni cassa ad operare solamente all'interno del contesto di un turno di lavoro. Così facendo ogni flusso monetario viene tracciato ed a fine turno tramite la chiusura al buio obbligatoria sarà effettuato un controllo di coerenza tra l'importo calcolato dall'operatore di cassa e quello calcolato dal gestionale. Attraverso l'apposito report su portale sarà poi possibile effettuare analisi sullo storico dei turni di lavoro ai fini di rilevare eventuali ammanchi nel cassetto dei contanti.
Inserendo come parametro non obbligatorio anche la soglia di allarme il sistema metterà in evidenza in maniera ancora più chiara e intuitiva la differenza tra la somma di denaro dichiarata dall'operatore di cassa e quella che si aspetta il sistema.
Una volta abilitata la gestione fondo cassa possiamo spostarci nella sezione dedicata all'analisi dei flussi di denaro.
Utilizzo del fondo cassa da App
Attenzione: Questa funzionalità non è supportata se in Cassa si hanno 2 (o più) tablet che condividono una sola stampante fiscale. Deve necessariamente esserci 1 stampante/cassetto fiscale per ogni tablet.
Se la cassa stava lavorando con l'opzione gestione fondo cassa e prelievi disabilitata allora non avrà al suo interno alcun turno di lavoro aperto e registrato.
Sarà per questo motivo necessario aprirne uno effettuando una chiusura di cassa fiscale tramite l'apposita opzione Chiusura cassa. Nell'immagine sottostante è visibile il popup di cambio turno (a cui si accede cliccando sul nome dell'utente loggato in quel momento sulla cassa) appena dopo l'attivazione della funzionalità gestione fondo cassa e prelievi.
Una volta effettuata la chiusura di cassa fiscale il sistema chiede all'operatore il valore dei contanti presenti nel cassetto rendi resto e di inserirli nell'apposito popup. Questo passaggio diventerà obbligatorio e garantirà la suddivisione del lavoro in cassa in turni :
Una volta aperto il turno tutte le operazione di vendita verranno registrate e collegate all'operatore loggato in cassa in quel momento. Oltre alle normali attività di cassa come vendite, annulli, storni, resi ecc. l'operatore di cassa può effettuare delle movimentazioni di cassetto manuali. Per farlo si bisogna cliccare sul proprio nome in cassa (in alto a destra) e spostarsi all'interno del tab Libro Cassa come in figura.
Qui l'operatore inserisce il valore di denaro da movimentare, seleziona una delle causale disponibili tra "Furto", "Uso Interno", "Prelievo", "Rifornimento", "Pagamento fornitore" e "Pagamento vincita" ed eventualmente aggiungere una nota libera. Registrando il movimento anche tale valore verrà sommato o sottratto a tutti i precedenti movimenti effettuati sempre all'interno del turno di lavoro in essere.
La chiusura di un turno di lavoro può avvenire in due modi : a fronte di una chiusura fiscale di giornata oppure a richiesta esplicita dell'operatore. Nel primo caso l'operatore di cassa effettuerà la classica procedura di chiusura giornaliera e il sistema, prima di ultimarla, chiederà di inserire il valore monetario del cassetto. Questo valore viene chiamato Chiusura al buio.
Alla conferma del valore il sistema visualizza il valore della chiusura calcolata (comprensiva di tutti i movimenti di cassa fatti all'interno del turno) mettendola a confronto con i dati inseriti al buoi così da poter verificare eventuali differenze. Se necessario l'operatore di cassa potrà inserire anche una nota libera. Per confermare il dato basterà selezionare il tasto di chiusura turno ultimando così anche la procedura di chiusura cassa.
Se invece si vuole ultimare un turno senza effettuare una chiusura giornaliera, ad esempio nel caso di cambio operatore di cassa, basterà selezionare il proprio nome dall'angolo in alto a destra, spostarsi sul tab Turno e inserire il valore del fondo cassa di quel momento e selezionare il tasto Chiudi turno.
Entrambe le procedure di chiusura turno, al loro termine, obbligheranno l'operatore successivo ad aprirne uno nuovo inserendo il valore dei contanti presenti in quel momento nel cassetto.
Attenzione: Al fine di azzerare la voce "Rilevazione cassa: " dopo l'inserimento del nuovo fondo cassa è obbligatorio procedere con un prelievo pari al valore Rilevazione cassa meno il nuovo fondo cassa.
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