In questa guida troverai come configurare e utilizzare le fatture elettroniche con Cassa in Cloud
1. CONFIGURAZIONE
Accedi al portale Cloud My.Cassanova per configurare il tuo punto vendita per la gestione della fatturazione elettronica.
1.1. DATI ANAGRAFICI DEL PUNTO VENDITA
Seleziona IMPOSTAZIONI ACCOUNT - IMPOSTAZIONI GENERALI e inserisci tutti i dati anagrafici del singolo punto vendita o dei vari punti vendita con P.IVA diversa, accomunati tutti sotto un unico account. Compila i campi con i dati anagrafici, prestando particolare attenzione a quelli obbligatori.
Regime Fiscale
In questo campo obbligatorio inserisci il codice che identifica il tuo regime fiscale dal settore operativo o dalla situazione reddituale.
TRASMITTENTE FATTURE ELETTRONICHE
In questo campo di compilazione obbligatoria inserisci tutti i dati relativi a chi trasmette la fattura elettronica: nazione e IDENTIFICATIVO FISCALE, il codice identificativo unico del trasmittente persona fisica o soggetto giuridico - codice fiscale per trasmittente nazionale, identificativo proprio del Paese di provenienza per trasmittente estero. Salva il tuo inserimento.
1.2. INTEGRAZIONE CON TS Digital
Cassa in Cloud si avvale del connettore TS Digital per collegare il punto vendita al SDI (Sistema di Interscambio) e inviare in automatico le fatture elettroniche.
Non vuoi procedere con la fatturazione elettronica avvalendoti dell'integrazione ? Le fatture sono sempre disponibili con la funzione esporta in formato XML, per un successivo manuale invio al tuo commercialista.
Se invece ti vuoi avvalere del connettore, dal pannello delle configurazioni dedicato alla fatturazione elettronica, in Impostazioni Account - TS Digital, è necessario completare il processo di attivazione del servizio: selezionare inizialmente dalla tabella il punto vendita sul quale si vuole abilitare il servizio, utilizzare poi il tasto azione Abilita integrazione, e inserire infine tutti i dati richiesti nel wizard di integrazione.
Inserimento dati Azienda
Ragione Sociale, partita IVA, C.F., Email, PEC e indirizzo geografico completo. Avanti.
Inserimento dati Utente
Inserisci nome, cognome e C.F. Avanti.
Accettazione contratto e policy privacy
Passaggio di compilazione del contratto di attivazione del servizio automatico di fatturazione elettronica. Compila e prosegui cliccando il tasto Avanti.
Dichiarazione di responsabilità della conservazione
Se l'utente che sta effettuando la registrazione è anche il responsabile della conservazione delle fatture elettroniche, deve compilare anche l'apposito contratto. Compila e prosegui cliccando il tasto Avanti.
Impostazioni ritardo d'invio
Puoi scegliere le tempistiche d'invio posticipato al SDI: scegli quando far partire l'invio della fattura inserendo un valore da minimo 1 giorno a massimo 8 giorni.
Sicurezza - PIN
Per completare l'attivazione inserisci un numero di cellulare attivo e valido. A questo numero sarà inviato un codice necessario per confermare l'attivazione TS Digital. L'invio del PIN via SMS potrebbe richiedere alcuni minuti.
Il collegamento con il SDI è pronto, ora è possibile inviare in modo automatico fatture elettroniche dal portare Cloud My.CassaNova o direttamente dal punto cassa con Cassa in Cloud App.
Opzioni Integrazione
Cassa in Cloud permette di correggere i dati inseriti in fase di creazione con l'ottica di offrire all'esercente una maggiore flessibilità prima dell'effettiva registrazione (non suscettibile di modifica), prevedendo la configurazione (obbligatoria) di RITARDO INVIO, in cui è possibile scegliere la tempistica di invio della fattura elettronica tra un valore minimo di 1 giorno a quello massimo di 8 giorni.
- Sei sicuro di tutti i dati che hai inserito dal tuo portale My.CassaNova o dal punto cassa? Seleziona in questa voce "1 giorno" e la fattura sarà inviata al termine del giorno successivo alla data di emissione.
- Hai bisogno di qualche giorno in più per fare verifiche e correzioni?
Seleziona dai 2 agli 8 giorni.
Tale configurazione è modificabile anche successivamente alla fase di attivazione del servizio.
1.3. Collegamento con account Agyo del commercialista
Con Cassa in Cloud puoi collegare il tuo account Agyo a quello del tuo commercialista (il quale dovrà aver previamente inviato la richiesta tramite il suo portale).
Di seguito i passaggi da seguire:
- Dopo aver completato l'integrazione clicco su notifiche
- si aprirà una maschera con all'interno la richiesta di connessione effettuata dal commercialista; da Azioni clicco sull'icona a forma di occhio
- per completare il collegamento, clicco su Accetta richiesta
2. FATTURAZIONE ELETTRONICA
2.1. CREAZIONE FATTURA
Non c'è nessuna modifica rispetto alle modalità di produzione dei documenti; inserisci i prodotti sullo scontrino virtuale, apri il pannello Metodo di Pagamento, seleziona la modalità e la voce Fattura - Azienda: con l'icona borsa si sceglie un'azienda già presente in database da un'importazione precedente, con l'icona borsa + puoi aggiungere un'azienda nuova al tuo elenco. Cassa in Cloud ti permette di reperire ancora più velocemente questi dati anagrafici con la lettura del QR Code.
Seleziona Stampa, dalla stampante fiscale viene emessa la versione cartacea della fattura creata, con un collegamento internet la fattura viene importata in tempo reale al portale Cloud, da cui parte l'inoltro al SDI.
2.2. VERIFICA STATO DI AVANZAMENTO
Dal menù dell'app, selezionando la voce Documenti -> Fatture, è possibile verificare lo stato delle fatture emesse (presa in carico, in attesa di invio, avvenuto invio, ...).
Nella sezione Documenti, Vendite trovi tutti i documenti creati dai vari punti vendita, tutte le fatture generate ed il loro stato di invio e registrazione. È possibile creare documenti anche dal portale Cloud My.CassaNova con lo stesso iter delle casse ed il medesimo invio automatico al SDI. Puoi inviare la fattura al cliente via mail o, a seconda delle necessità, esportare i documenti.
2.3 STATI DI AVANZAMENTO
Dalla colonna F.E. su My.CassaNova o dall'icona presente in testa alle righe delle tabelle dei documenti elettronici, l'icona rappresentata indica qual'è lo stato di avanzamento della fattura elettronica. Il colore rappresenta la tipologia di stato di avanzamento:
- grigio: stato di operatività
- verde: stato finale di successo
- giallo: stato di errore risolvibile
- rosso: stato di errore non risolvibile
Di seguito saranno rappresentati gli stati possibili in base alla modalità di utilizzo del sistema, cioè con integrazione AGYO attiva per l'invio automatico allo SDI oppure senza integrazione AGYO per invio manuale tramite download del file XML.
INTEGRAZIONE AGYO ATTIVA
| In elaborazione | Appena il documento oggetto di F.E. viene creato, entra in questo stato e ci rimane finché un processo in background eseguito all’inizio di ogni minuto ne elabora il file XML. | |
| In attesa di invio allo SDI |
La fattura è stata elaborata correttamente e ne è stato programmato l’invio ritardato in base alla configurazione impostata nell’integrazione con AGYO. | |
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Invio allo SDI |
La data di programmazione dell’invio è passata e l’invio allo SDI è in corso. | |
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In attesa di risposta dallo SDI |
La fattura è stata inviata allo SDI, ma non è ancora arrivata la risposta di esito. |
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Errore durante l'elaborazione | È stato individuato un errore risolvibile durante l’elaborazione del file XML. Dettagli relativi all’errore sono visibili all’interno del tooltip. |
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Non Inviata | Errore risolvibile individuato da AGYO durante l’invio allo SDI. Dettagli relativi all’errore sono visibili all’interno del tooltip. |
| Scartata dallo SDI |
Errore non risolvibile individuato dallo SDI. Dettagli relativi all’errore sono visibili all’interno del tooltip. Il documento non è cancellabile, i suoi effetti vengono rimossi dal magazzino e dai report ed è necessario creare un documento nuovo per tentare un successivo re-invio. | |
| Esito non pervenuto entro i limiti temporali |
Se lo SDI non risponde entro 15 giorni dall’invio, il documento viene considerato come scartato. Il documento non è cancellabile, i suoi effetti vengono però rimossi dal magazzino e dai report ed è necessario creare un nuovo documento per tentare un successivo re-invio. | |
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Trasmissione avvenuta con successo |
La trasmissione allo SDI è avvenuta con successo, ed il documento è stato recapitato al destinatario e, se il destinatario è una pubblica amministrazione, questo stato indica che il documento è stato anche accettato dal destinatario. |
| Trasmissione avvenuta con successo |
La trasmissione allo SDI è avvenuta con successo, ma in base al tipo di destinatario (privato o pubblica amministrazione) possono essere distinti i seguenti casi:
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INTEGRAZIONE AGYO NON ATTIVA
| In elaborazione | Appena il documento oggetto di fatturazione elettronica viene creato, entra in questo stato ed in pochi minuti sarà generato il file XML scaricabile. | |
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Errore durante l'elaborazione | È stato individuato un errore risolvibile durante l’elaborazione del file XML. Dettagli relativi all’errore sono visibili all’interno del tooltip. |
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Pronta per il download | La fattura è stata elaborata correttamente ed è possibile scaricare il file XML contenente la F.E. |
Cassa in Cloud ti consiglia di controllare da my.cassanova, lo stato d'invio delle fatture create e inviate.
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