Prenotazione tavoli su punto cassa

Dalla versione 10 di Cassa in Cloud è possibile gestire il mondo delle prenotazioni tavoli direttamente dal proprio punto cassa. La funzionalità di prenotazione è gestita come modulo aggiuntivo a tutte le licenze di tipo "Risto" e viene inclusa gratuitamente nel piano licenza. Vediamo nel dettaglio le nuove sezioni e funzionalità aggiunte in questa versione.

Indice

• Portale prenotazioni da punto cassa
• Consultazione prenotazioni dalla sezione "Sale e Tavoli"
• Apertura tavolo 
  • Con prenotazione già associata
  • Con prenotazione associata al volo
• Planning prenotazione su tavoli dalla sezione "Sale e Tavoli"

Portale prenotazione da punto cassa

Nella schermata principale di vendita è stata aggiunta una nuova icona che a forma di calendario tramite la quale si accede direttamente al portale prenotazioni. Il portale prenotazioni è un applicativo web perfettamente integrato all'interno dell'applicazione Cassa in Cloud, non è necessario quindi aprire altri applicativi o accedere tramite browser esterni, e ci consente di controllare prenotazioni già esistenti o aggiungerne.

Attenzione: Per poter utilizzare a pieno il portale prenotazioni sono necessarie una serie di configurazioni base, come la creazione di turni di lavoro, che di default non sono presenti. Si faccia riferimento alla guida completa sul portale prenotazioni per configurare l'ambiente di lavoro in. maniera ottimale.

Se è la prima volta che si sta utilizzando la funziona di prenotazioni all'interno del punto cassa sarà necessario effettuare il login con il proprio Teamsystem ID (TS ID). Se non si dispone di un TS ID è possibile crearne uno in maniera completamente gratuita direttamente da qui.

   

Effettuato l'accesso il sistema di prenotazioni ci chiederà il punto vendita che vogliamo gestire (nel caso ne stessimo gestendo più di una) dopodiché si aprirà la home page prenotazioni con lo stato delle prenotazioni del giorno corrente.

   

Sulla parte sinistra della pagina vengono visualizzati gli slot temporali di ogni turno in cui possono essere collocate le prenotazioni. Selezionando il blocco di interesse esso fungerà da filtro che sarà automaticamente applicato alla lista delle prenotazioni visibili sulla parte destra della pagina. 

Le righe verdi visualizzate variano a seconda delle configurazioni dei turni e dei relativi orari. All'interno di ognuna di esse sono presenti informazioni in merito allo stato delle prenotazioni e dei tavoli utili per la gestione di nuove richieste. 

Consultazione prenotazione nella sezione "Sale e Tavoli" 

Cliccando sull'icona "Tavoli" posta in alto a destra del portale prenotazioni si accede direttamente alla sezione "Sale e Tavoli" di Cassa in Cloud. Ovviamente si può continuare ad accedere alla schermata di gestione sale e tavoli anche dalla classica icona "Tavoli" posta nel menù a sinistra della schermata principale di Cassa in Cloud. L'interfaccia grafica di questa sezione è stata arricchita con due elementi principali:

1. Una banda laterale che riporta lo stato dei tavoli tenendo in considerazione anche delle eventuali prenotazioni. Questa banda oltre a fornirci informazioni dettagliate sulla situazione delle sale funge anche da filtro il che significa che cliccando sopra ad ogni singolo stato la visualizzazione dei tavoli nella sezione di destra cambierà.

Di seguito una legenda completa dei colori e delle icone potenzialmente visibili nella nuova banda laterale che rappresentano lo stato dei tavoli nelle varie sale:

Occupati senza prenotazioni Liberi

Liberi con prenotazione a seguire Liberi con prenotazione imminente Liberi con prenotazione scaduta

Occupati con prenotazione a seguire Occupati con prenotazione imminente Occupati con prenotazione scaduta

2. Una sezione che consente tre nuove operazioni: visualizzare tutte le prenotazioni (), espandere la banda laterale per avere dettagli in merito allo stato delle sale e accedere al planning delle prenotazioni.

L'icona calendario può avere due stati: di colore grigio nel caso non siano presenti prenotazioni oppure tutte le prenotazioni presenti siano già state assegnate ad almeno un tavolo, con notifica numerico rossa nel caso in cui siano presenti prenotazioni ancora da assegnare ai tavoli. Cliccando sull'icona in entrambi gli stati si accede al pop up che visualizza le prenotazioni presenti a partire dal momento in cui si sta consultando l'agenda fino a un giorno ed un orario prestabilito definito dal filtro "Fino a". Questo valore viene impostato automaticamente dal sistema prelevandolo dalla configurazione "Prenotazioni a seguire" ma può essere sempre modificato manualmente dall'utente. 

Il pop up è diviso in due macro aree, la prima riporterà le sole prenotazioni ancora non associate a tavoli mentre la seconda, in basso, riporterà tutte le prenotazioni già associate ad almeno un tavolo. La grafica ci da poi ulteriori informazioni: 

• Nome/Numero del tavolo a cui è assegnata una prenotazione (se già assegnato)
• Orario della prenotazione, anagrafica del cliente prenotante, numero di coperti ed eventuali note aggiuntive inserite in fase di creazione della prenotazione
• Opzione "Gestisci tavoli" per poter modificare l'assegnazione di un tavolo ad una prenotazione e "Associa ai tavoli" per effettuare l'assegnazione di una prenotazione non ancora assegnata ad un tavolo.

Cliccando invece sull'icona a forma a forma di frecciasi espande l'intera colonna di sinistra come mostrato in figura

Da qui è possibile apprezzare lo stato dei tavoli e delle prenotazioni su tutte le sale con diverse informazioni aggiuntive quali: Numero tavoli Numero coperti seduti al tavolo Numero prenotazioni Numero persone prenotate Il riquadro "Filtro" se selezionato mi riporterà alla lista delle prenotazioni interessare. Sempre all'interno della medesima sezione ritroviamo, in alto a destra, l'icona "Ingranaggio." Da qui è possibile impostare una serie di informazioni temporali per classificare le nostre prenotazioni.

Prenotazioni a seguire: è la distanza temporale entro la quale vogliamo classificare una prenotazione come "A seguire". Es. 5 ore significa che la prenotazioni visualizzate di default e classificate come "A seguire" saranno tutte quelle entro le 5 ore successive al momento del check delle prenotazioni Prenotazioni imminenti: è la distanza temporale entro la quale vogliamo definire una prenotazione imminenti. Es. 1 ora significa che se ho una prenotazione tra 1 ora dal momento in cui sto controllando le mie prenotazioni questa verrà etichettata come "Imminente". Suggeriamo di inserire un valore sempre maggiore o uguale al valore del tempo medio di durata di una prenotazione. Prenotazioni scadute: indica il tempo, a partire dall'orario di prenotazione, dopo il quale una prenotazione è considerata scaduta. Es. 15 minuti significa che le prenotazioni non ancora aperte su un tavolo che hanno un ritardo di almeno 15 minuti saranno considerate scadute. Questo valore potrebbe essere inserito considerando il tempo massimo di ritardo concesso al cliente

Dimensionare i valore sopra riportati in maniera coerente con le proprie abitudini di lavoro e gestione delle prenotazioni è fondamentale per avere, dal sistema, una panoramica chiara e precisa dello stato del servizio.

Apertura tavoli

Poiché la nuova funzionalità prenotazione tavoli è una soluzione completamente integrata al punto cassa l'esercente potrà gestirle in maniera completa anche all'interno delle proprie sale associandole ad uno o più tavoli. L'associazione di una prenotazione al tavolo può avvenire sia dal portale prenotazioni quindi in una fase di pianificazione, sia direttamente dal punto cassa per gestire eventuali walk-in o modifiche all'ultimo minuto della pianificazione prenotazione.

Tavolo con prenotazione già associata

Spostandoci nella sezione "Sale e Tavoli" selezioniamo il tavolo sul quale vogliamo lavorare. Nel menù laterale di destra verranno indicati i dati della prenotazioni già associata a quel tavolo.

Selezionando l'opzione "Apri Tavolo" il sistema chiederà all'utente se aprire il tavolo confermando l'arrivo della prenotazione oppure aprire il tavolo non agganciato alla prenotazione programmata. In questo ultimo caso il tavolo si aprirà in maniera standard. Se invece si porta al tavolo la prenotazione

Cassa in Cloud chiederà conferma dei coperti, proponendo di default quelli inseriti durante la prenotazione, proseguendo poi con l'apertura del tavolo stesso.

Tavolo con prenotazione associata al volo

Dalla sezione tavoli selezioniamo il tavolo che vogliamo aprire. Nel menu laterale la sezione contente i dati della prenotazione risulteranno vuote a conferma del fatto che su quel tavolo non è stata associata alcuna prenotazione. Accanto al nome del tavolo è stata inserita una nuova icona "calendario".

Cliccando sull'icona verrà aperto un pop-up contente tutte le prenotazioni presenti a prescindere dal tavolo sul quale stiamo lavorando il quel momento. Dal pop-up l'operato di cassa potrà selezionare una prenotazione da associare al tavolo sul quale si sta lavorando.

Automaticamente la prenotazione viene associata al tavolo passando, sempre all'interno del medesimo pop-up, nella sezione superiore. A questo punto è possibile procedere con l'apertura del tavolo a cui è stata appena associata la prenotazione oppure, in casi di errore, è possibile disassociare le prenotazione liberando il tavolo e rendendolo pronto per una nuova associazione.

Pianificazione prenotazioni sui tavoli

Sempre dall'interfaccia "Sale e Tavoli" è possibile pianificare le prenotazioni assegnandole ai tavoli direttamente dal punto cassa. 

Cliccando sull'icona "Calendario" posta nell'angolo in alto a sinistra della schermata viene visualizzato il pop-up che elenca tutte le prenotazioni disponibili. 

Selezionando l'opzione "Associa" sulla riga della prenotazione desiderata si accede alla lista dei tavoli disponibili per l'associazione.

Basterà selezionare uno o più tavoli tramite il checkbox e confermare con il tasto "Ok". Da quel  momento in poi la prenotazione sarà visibile sul tavolo selezionato. Sarà sempre possibile cambiare l'associazione, in qualsiasi momento, selezionando l'opzione "Disassocia" su una associazione già presente.