Portale prenotazioni

Da oggi è disponibile il nuovo portale prenotazioni dal quale è possibile gestire in maniera completa ed intuitiva le prenotazioni del proprio ristorante o, più in generale, nella propria attività commerciale. Il portale prenotazioni può funzionare standalone oppure può comunicare con Cassa in Cloud in maniera nativa sincronizzando una serie di informazioni come anagrafiche clienti, sale e tavoli del ristorante oltre, ovviamente, alle prenotazioni che saranno così gestibili direttamente sull'applicativo di cassa. Per avere maggiori informazioni su come gestire le prenotazioni all'interno del punto cassa di Cassa in Cloud consulta la guida.

Accesso al portale

Per accedere al portale prenotazioni è necessario essere in possesso di un TeamSystem ID (TS ID) che in sostanza rappresenta delle credenziali (username e password) univoche all'interno del mondo TeamSystem e che rendono l'utente identificabile quando effettua il login anche su altri applicativi.

Se non hai un TS ID crealo gratuitamente da qui https://identity.teamsystem.com/Account/Signup

Al primo accesso un wizard ci aiuterà a censire la nostra prima struttura, basterà quindi seguire i passi indicati compilando i cambi.

Al termine della prima creazione sarà possibile, sempre dalla medesima pagina, creare eventuali altre strutture da gestire tramite il tasto "Aggiungi punto vendita". Il portale prenotazioni è predisposto per gestire più attività commerciali per questo è possibile creare tutte le strutture necessarie a patto che si abbia una licenza attiva e libera (non già agganciata ad una struttura) per ogni locale che si vuole gestire.

E' fondamentale selezionare dal menù a tendina "Licenza" una licenza attiva altrimenti non sarà possibile utilizzare il servizio di prenotazioni.

Attenzione: una licenza per essere attiva deve essere registrata al servizio di TeamSystem Digital (TS Digital) e questo è possibile solamente in due casi: si ha già una licenza TS Digital oppure si sta utilizzando un prodotto TeamSystem che utilizza servizi di TS Digital in maniera integrata, ad esempio se si sta utilizzando Cassa in Cloud e si è attivata la fatturazione elettronica. In tutti gli altri casi non sarà possibile utilizzare il servizio di prenotazione.

Configurazione turni di lavoro

Uno dei primi elementi da configurare per poter iniziare a gestire le proprie prenotazioni è sicuramente il turno di lavoro. Per farlo basta accedere al menu laterale "Impostazioni"-->"Turni" e selezionare l'opzione "Crea turno" posto in alto a destra della schermata.

Il turno ci consente di definire diversi parametri che caratterizzeranno il modo in cui le prenotazioni potranno essere organizzare e gestite all'interno del locale. Di seguito ipotizziamo di creare il nostro primo turno per la gestione delle prenotazioni in orario del pranzo.

Dati generici 

• Nome: Nome del turno. Es. Pranzo, Cena.
• Capienza: Numero massimo di coperti gestibili in uno slot che solitamente è inferiore rispetto al numero massimo di coperti del locale.
• Durata Slot: Identifica gli orari ai quali un cliente può inserire la propria prenotazione. Es: 12:00 - 12:30 - 13:00
• Durata prenotazione: Tempo medio di permanenza di un cliente 

Cadenza

• Ripetizione: Rappresenta la validità del turno che può essere tutti i giorni (giornaliero), settimanale oppure non ripetuto, quindi valido solo nel periodo indicato.
• Orario inizio: Orario di inizio del turno quindi in questo caso l'orario di inizio del pranzo.
• Orario fine: Orario di fine del turno quindi in questo caso l'orario di fine pranzo.
• Periodo: Indica il periodo di validità del turno, sempre se flaggato oppure in un range di date prestabilite se non flaggato. Questa opzione non è disponibile nel caso in cui il turno abbiamo come parametro "Ripetizione" il valore "Non ripetuto".

Opzioni B2C

Rappresenza la sotto configurazione per la prenotazione tramite widget web, strumento grazie al quale il cliente finale può effettuare una prenotazione in autonomia. 

• Capienza: Numero massimo di coperti gestibili in uno slot che solitamente è inferiore rispetto al numero massimo di coperti del locale. Potrebbe essere diverso dalla capienza prevista per le prenotazioni standard (quelle al punto sopra) poiché l'esercente potrebbe dividere il carico di prenotazioni tra b2c e quelle manuali in maniera differente prediligendo una modalità rispetto ad un'altra.
• Inizio prenotazioni b2c: Orario dal quale è possibile effettuare una prenotazione da widget
• Fine prenotazioni b2c: Orario dal quale non è più possibile effettuare prenotazioni da widget

Una volta compilati tutti i campi siamo pronti per salvare la configurazione e creare eventuali altri turni di lavoro.

Configurazione Sale e Tavoli

Per accettare e organizzare le prenotazioni non è obbligatorio configurare sale e tavoli ma, se si vuole usufruire della funzionalità di planning è necessario avere questa configurazione attiva. Spostandoci nella sezione "Impostazioni"-->"Sale e tavoli" possiamo creare tutte le sale con relativi tavoli che ci occorrono per mappare il nostro locale.

Attenzione: Nel caso in cui si attivi l'integrazione tra Cassa in Cloud e TeamSystem Reservation le sale e i tavoli saranno sincronizzati tra i due sistemi, questo significa che se su Cassa in Cloud abbiamo già una configurazione delle nostre sale e tavoli ce la ritroveremo già pronta all'uso all'interno di TeamSystem reservation, e viceversa.

Calendario prenotazioni

Consultazione

Ora che i turni e le sale con relativi tavoli sono configurati siamo pronti per poter gestire le nostre prime prenotazioni. Spostiamoci sulla pagina "Calendario prenotazioni", prima icona in alto a sinistra.

Sulla parte sinistra abbiamo gli slot di lavoro. Questi sono calcolati a partire dalla definizione del turno fatta in precedenza prendendo la durata del turno e suddividendola per la durata dello slot. Ogni riga quindi corrisponde ad un orario in cui potenzialmente è possibile effettuare una prenotazione da parte del cliente e, all'interno di ogni slot, vengono mostrati dei parametri utili per gestire rapidamente richieste di prenotazioni e che variano a seconda dello stato delle prenotazioni prese:

Colore verde: posti occupati inferiori al 50% Colore giallo: posti occupati superiori al 50% ma inferiori al 80% Colore Arancione: posti occupati superiori al 80% ma inferiori al 100% Colore rosso: slot pieno In arrivo: numero coperti prenotati a partire dall'orario di quello slot. Non sono calcolati coperti già presenti provenienti da slot precedenti Totale: numero coperti prenotati/numero coperti disponibili % di occupazione dello slot

Selezionando uno slot la lista delle prenotazioni sul lato destro viene filtrata visualizzando le sole prenotazioni dello slot corrispondente.

Se si necessità di filtrare le prenotazioni per altri parametri, oltre che per slot orario, è possibile utilizzare la barra dei filtri posta nella sezione in alto che ci consente di filtrare per:

• Stato prenotazione: in arrivo, annullata, completata, confermata, mancata presenza, provvisoria, in corso, in lista di attesa.
• Walk-in: Si, No
• Turno: ricerca tra i turni configurati
• Campo di ricerca libero: per ricercare un nominativo specifico

Infine, utilizzando il filtro per data posto nella parte sinistra della schermata sopra agli slot, possiamo spostarci nel calendario per controllare e gestire prenotazioni in qualsiasi giornata.

Nuova prenotazione

Dalla schermata "Calendario prenotazioni" selezioniamo il tasto "Crea prenotazione" oppure sul tab con simbolo "+" per aprire una scheda prenotazioni.

La scheda di creazione prenotazione è suddivisa in 4 sezioni:

Prenotazione: vanno inseriti i dati principali della prenotazione quali data, numero ospiti, stato della prenotazione, turno, orario di inizio e orario di fine. Lo stato è settato di default a confermata ma può assumere i valori di in arrivo, annullata, completata, mancata presenza, provvisoria, in corso, in lista di attesa.

Il turno viene scelto tra i turni configurati mentre l'orario di inizio viene proposto in automatico dal sistema mostrando gli slot calcolati a partire dal configurazione del turno scelto mentre l'orario di fine viene settato automaticamente aggiungendo all'orario di inizio selezionato il parametro "durata prenotazione" sempre configurato all'interno del turno. Entrambi i valori possono sempre essere modificati manualmente.

Poiché la scelta dell'orario di arrivo è fondamentale per organizzare al meglio le prenotazioni TeamSystem Reservation propone, oltre alla lista degli slot pre-configurati, anche lo stato di quest'ultimi mostrando: Turno: coperti prenotati/coperti capienza del turno Posti: coperti rimanenti/coperti totali della sala

Contatto: è possibile inserita il cliente direttamente selezionandolo dall'anagrafica cliente già esistente, creare un'anagrafica nuova oppure inserire dati anagrafici "rapidi". Ricordiamo che se TS Reservation è collegato ad altri applicativi Teamsystem dell'area Horeca, come Cassa in Cloud, le anagrafiche clienti saranno condivise.

Informazioni aggiuntive: possono essere configurate domande aggiuntive da parte dell'esercente per arricchire i dettagli della prenotazione. Le informazioni aggiuntive, nel caso di utilizzo integrato con Cassa in Cloud, vengono visualizzate direttamente sul tavolo.

Tavoli: in questa sezione possiamo assegnare alla prenotazione uno o più tavoli sia manualmente sia automaticamente tramite l'algoritmo di assegnazione tavoli automatico.

Pianificazione tavoli

La sezione di pianificazione tavoli è utile per avere una panoramica chiara dello stato delle prenotazioni suddivisa per fasce orarie, tavoli e sale.