Teamsystem Wallet (TS Wallet) - Attivazione e configurazione da portale cloud

TS Wallet consente di creare un portafoglio virtuale per i tuoi clienti, offrendo loro un credito spendibile in uno o più punti vendita associati alla tua attività, anche se non appartenenti alla stessa ragione sociale. I clienti possono ricaricare un importo in uno qualsiasi dei punti vendita abilitati e utilizzarlo liberamente negli altri, incentivando così acquisti ripetuti all’interno della tua rete di esercizi.

Segui i passaggi descritti di seguito per attivare correttamente la funzionalità.

Prerequisiti

Prima di iniziare a utilizzare TS Wallet, è necessario seguire i seguenti passaggi:

1. Collega il tuo punto vendita ai servizi di Teamsystem Digital (TS Digital).
   Completa la procedura direttamente da portale cloud accedendo alla sezione "Impostazioni Account -> TS Digital."
   • • Seleziona il Punto Vendita sul quale vuoi attivare l'integrazione
     • Fai click sul pulsante "Abilita integrazione" e compila il form con i dati richiesti
     • Attendi che lo "Stato Integrazione" del Punto Vendita sia abilitata
2.  Attiva il tuo Teamsystem ID (TS-ID) e collegalo all'account che stai utilizzando. Trovi a questo link la guida dettagliata.
3. Assicurati che l'utente, in particolare il suo TS ID, che desidera utilizzare il servizio di TS Wallet sia amministratore del relativo punto vendita su TS Digital. In caso contrario gli scenari possibili possono essere i seguenti:
   • • L'azienda su TS Digital non ha un amministratore, utilizza il relativo pulsante nella sezione "Impostazioni Account -> TS Digital." per auto eleggerti amministratore.
     • L'azienda ha già un amministratore e non sei tu, contattalo per farti invitare a diventare amministratore
     • Non sei a conoscenza di chi sia l’attuale amministratore, puoi contattare l’assistenza di TS Digital® per rivendicarne il diritto di amministrazione (utilizzando lo strumento "Help" disponibile dentro TS Digital)

Prima configurazione

La funzionalità di TS Wallet è accessibile da portale cloud direttamente alla voce TS Wallet da menù laterale:

Se non si visualizza la voce all'interno del proprio portale cloud potrebbe significare che l'attuale piano licenza non preveda questa funzionalità, in questo caso è necessario contattare il proprio commerciale di riferimento.

Spostiamoci subito nella sezione "Impostazioni" all'interno della quale ci basterà indicare il reparto di vendita agganciato ad una aliquota IVA esente che verrà utilizzato per la fase di ricarica del credito sul wallet del cliente finale. Sia l'aliquota che il reparto dovranno essere creati precedentemente nella sezione apposita "Configurazione". 

Spostiamoci ora nella sezione "Circuiti, Carte e Conti" in cui andremo a configurare tutto quanto è necessario per incominciare ad usufruire della funzionalità del nostro TS Wallet. Se i prerequisiti sono tutti soddisfatti ci troveremo davanti ad una schermata di riepilogo come quella seguente:

Diversamente, prima di procedere con la creazione di un circuito sarà necessario assicurarsi che tutti i punti riportati nella sezione prerequisiti vengano soddisfatti.

Nuovo circuito

Il circuito rappresenta concettualmente un contenitore all'interno del quale vengono emesse delle carte. Creare un circuito ci consente di definire delle caratteristiche comuni ad un'insieme di carte. Ad esempio potremmo creare un circuito che chiamiamo "Wallet Basic" all'interno del quale tutte le carte emesse hanno un massimale di spesa basso e crearne un altro che possiamo chiamare "Wallet VIP" in cui invece non esistono massimali. 

Per creare un nuovo circuito ci basterà cliccare sul tasto "Nuovo Circuito" e compilare i campi richiesti all'interno del pop-up suddiviso in 2 step chiamati Circuito e Circolarità:

Circuito

• Nome: il nome identificativo del circuito es. "Circuito Wallet VIP" 
• Riutilizzabile di default: fa riferimento alle carte emesse all'interno di questo circuito che avranno la possibilità di essere sganciate da un cliente per poi essere assegnate ad un nuovo cliente.
• Limiti di spesa: consente la definizione dei limiti minimi e massimi in valore assoluto sulla singola transazione di acquisto del cliente e un massimale di transazione cumulative all'interno delle 24 ore. 

Circolarità

In questo secondo ed ultimo step andiamo a definire su quali punti vendita Cassa in Cloud il circuito potrà essere utilizzato e, di conseguenza, su quali punti vendita Cassa in Cloud potrò utilizzare le relative carte.

Il pop-up è suddiviso in due sezioni, nella prima vengono visualizzate tutte le aziende sulle quali il mio TS ID ha un ruolo di amministratore all'interno di TS Digital. Nell'esempio il TS ID utilizzato è agganciato a diverse aziende ma nel caso più comune l'azienda visualizzata sarà una soltanto.

Nella seconda sezione, invece, vengono visualizzati i punti vendita in possesso di una licenza di Cassa in Cloud collegati all'azienda presente su TS Digital che ho selezionata nella sezione precedente.

Nel caso specifico, il sistema TS Digital è utilizzato per gestire cinque attività censite sulla piattaforma, appartenenti anche a settori diversi. In questo esempio, vengono gestiti:

•2 ristoranti

•2 hotel

•1 cantina

Tra queste attività, il ristorante “Il Monte dei Sogni” ha acquistato una licenza Cassa in Cloud, sulla quale è in corso l’attivazione del circuito Wallet VIP per abilitare la circolarità del credito.

Estensione del Circuito Wallet VIP ad altre attività

È possibile estendere l’uso del circuito Wallet VIP ad altre attività della stessa rete. Ad esempio, per rendere il circuito disponibile anche nell’hotel “Hotel Il Monte”, sarà sufficiente selezionare l’azienda “Hotel Il Monte” nella configurazione del circuito per renderlo disponibile ed utilizzabile anche su Teamsystem Hospitality che si occuperà della gestione lato camere.

In questo modo, i clienti potranno utilizzare il wallet nello stesso modo su sistemi gestionali diversi, favorendo un’esperienza d’acquisto integrata e senza interruzioni tra le diverse attività.

Gestione carte e conti

Dopo aver confermato la creazione del circuito nella pagina "Circuiti, Carte e Conti" verrà visualizzato l'elenco di tutti i circuiti attivi dal quale andremo a concludere l'emissione delle carte.

Espandiamo la riga tramite il tasto "Espandi" per accedere al menù dettagliato del circuito che a sua volta si suddivide in 3 sezioni: Carte, Movimenti e Configurazione.

Sezione Carte

Da questa sezione si emettono le carte all'interno del relativo circuito. Durante la creazione delle carte, che potrà avvenire in blocco o per singola carta, sarà possibile definire una serie di caratteristiche delle carte stessa che ne definirà in qualche modo anche l'utilizzo che il cliente finale potrà farne.

Per iniziare la fase di creazione ci basterà selezionare il tasto "Nuova carta" oppure "Creazione in blocco" a seconda della modalità di creazione che desideriamo. Nel caso fosse necessario emettere un alto numero di carte tutte assieme all'interno del circuito la scelta consigliata è quella della creazione in blocco.

Creazione singola carta

• Codice: codice univoco della carta
• Cliente: anagrafica del cliente agganciata alla carta. Il cliente potrebbe essere già presente in anagrafica oppure creato al volo direttamente tramite l'icona "matita". (non obbligatorio in fase di creazione)
• Conto: identifica il conto sul quale verranno accreditate le ricariche dei clienti e dal quale, tramite le carte, sarà possibile effettuare acquisti. Ad un singolo conto possono essere agganciate più carte. Il conto può essere già presente in anagrafica conti e quindi semplicemente selezionato oppure creato al volo contestualmente alla creazione di una carta.

Quando si crea un conto è possibile dargli una descrizione di riferimento (se non presente il sistema gli attribuisce automaticamente un ID univoco) e inserire un credito iniziale. In questo caso bisognerà specificare anche quale è il punto vendita che effettua la ricarica così da poter gestire successivamente eventuali operazioni di compensazione nel caso il credito venisse utilizzato su altri punti vendita aderenti al circuito. 

• Descrizione: consente di specificare informazioni extra in merito alla carta che si sta creando. Di default se viene agganciato un cliente la descrizione coincide con il nome del cliente stesso.
• Riutilizzabile: definisce la carta come utilizzabile da diversi clienti. All'atto pratico quindi una carta riutilizzabile può essere assegnata a clienti diversi in momenti diversi.
• Limiti di spesa: consente la definizione di limiti di spesa sulla singola carta per transazione singola e per giornata.

Creazione carte in blocco

Tramite questa opzione vengono create N carte a partire dal numero "Prima carta" fino al numero "Ultima carta". Il prefisso ci consente di aggiungere un dettaglio identificativo alla mera numerazione delle carte. In questa fase il conto viene automaticamente creato e agganciato a ciascuna carta. Avremo quindi tanti conti quante sono le carte emesse. Anche con la creazione in blocco è possibile definire un eventuale credito iniziale, specificandone il punto vendita emettitore, la riusabilità delle carte e tutti i limiti di utilizzo per transazione e nella giornata. Le carte create in blocco non possono ovviamente essere associate in fase di creazione ad un cliente specifico ma sarà sempre possibile effettuare l'associazione successivamente. 

Una volta terminata l'emissione delle carte queste ultime saranno tutte visualizzate in elenco nella sezione "Carte".

Su ogni riga è possibile interagire per apportare modifiche sia alla singola carta che al conto ad essa associata.

Cliccando sul conto associato alla carta A_10 accedo alla sezione di modifica conto in cui posso specificare:

• una nuova descrizione 
• i limiti di spesa per singola transazione e per transazione di giornata

Per agire invece sulla carta possiamo utilizzare le 3 icone sotto la colonna "Azioni" che ci consentiranno, in ordine, di:

• Avere un dettaglio dei movimenti avvenuti su quella carta filtrabile per diversi parametri di interesse

• Modificare alcuni parametri della carta come l'associazione ad una anagrafica, la descrizione e i vari limiti di transazione e di giornata. E' inoltre possibile, per le sole carte riutilizzabili, scollegare la carta al relativo conto per poi poterla eventualmente associare ad un conto differente.

• Eliminare la carta

Sezione Movimenti

Nella sezione dedicata ai movimenti è possibile analizzare cosa accade sulle diverse carte in termini di transazioni siano essere di ricarica che di acquisto.

Sezione Configurazione

Da questa sezione è possibile modificare alcune informazioni relative al circuito sul quale si stanno emettendo le carte.

In particolare è possibile modificare la visibilità del circuito e, quindi, l'usabilità delle carte, sui vari punti vendita.